Pravidlá ochrany
osobných údajov

1. Kto spracúva vaše osobné údaje

Prevádzkovateľom webu zafirlabs.com a osobných údajov v rozsahu týchto pravidiel je:

Obchodné meno

Zafir Labs s. r. o.

Sídlo

Konečná 3557/9, 071 01 Michalovce, Slovenská republika

IČO

57614288

DIČ

2122856428

Kontakt pre ochranu údajov

info@zafirlabs.com

V tomto dokumente používame označenie „Zafir Labs“, „my“ alebo „prevádzkovateľ“. Otázky o súkromí a žiadosti týkajúce sa vašich práv vybavujeme na uvedenom e-maile alebo písomne na adrese sídla.

2. Koho sa tieto pravidlá týkajú

Pravidlá sa vzťahujú na návštevníkov webu, ľudí, ktorí nás kontaktujú cez formulár, e-mail alebo telefonicky, našich zákazníkov – fyzické osoby a kontaktné osoby zákazníkov či obchodných partnerov. Údaje o právnickej osobe samy osebe nie sú osobnými údajmi; meno, pracovný e-mail či telefón konkrétneho človeka nimi byť môžu.

Údaje získavame predovšetkým priamo od vás. Pracovné kontaktné údaje nám môže poskytnúť aj váš zamestnávateľ alebo kolega pri dohadovaní spolupráce. Technické údaje vznikajú pri používaní webu. Ak údaje získame od inej osoby, informujeme vás spravidla pri prvom kontakte, najneskôr v lehote podľa článku 14 GDPR, pokiaľ sa neuplatní zákonná výnimka.

Ak pri vývoji alebo správe systému spracúvame údaje v mene zákazníka, vystupujeme ako sprostredkovateľ podľa osobitnej dohody podľa článku 28 GDPR. V takom prípade účely určuje zákazník a informácie o jeho spracúvaní poskytuje on.

3. Aké údaje používame a prečo

Vybavenie dopytu a príprava ponuky

Spracúvame meno, e-mail, prípadne telefón a obsah vašej správy vrátane údajov o firme a projekte, ktoré sami uvediete. Účelom je odpovedať, porozumieť vašej požiadavke, dohodnúť konzultáciu a pripraviť ponuku.

Ak ako fyzická osoba žiadate o kroky pred uzavretím zmluvy, právnym základom je článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Pri všeobecných otázkach alebo komunikácii so zástupcom firmy je základom článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR – náš oprávnený záujem vybavovať doručené požiadavky a komunikovať s obchodnými partnermi.

Poskytnutie údajov v dopyte nie je zákonnou povinnosťou. Meno, e-mail a správa sú potrebné na použitie formulára; bez použiteľného kontaktu nevieme odpovedať. Telefón je dobrovoľný. Na vybavenie dopytu od vás nevyžadujeme všeobecný súhlas so spracúvaním údajov a samotným odoslaním vás neprihlasujeme na marketingové správy.

Poskytovanie služieb a obchodná spolupráca

Pri spolupráci používame identifikačné a kontaktné údaje, pracovnú pozíciu, zmluvné a fakturačné údaje a potrebnú projektovú komunikáciu. Základom je plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR, ak ste jej stranou ako fyzická osoba, alebo oprávnený záujem na plnení a organizovaní spolupráce podľa písmena f), ak zastupujete právnickú osobu. Bez potrebných údajov nemusí byť možné zmluvu uzavrieť alebo plniť.

Účtovníctvo a zákonné povinnosti

Identifikačné, fakturačné a platobné údaje na účtovných dokladoch spracúvame na základe článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR, najmä na splnenie povinností podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a príslušných daňových predpisov. Poskytnutie údajov vyžadovaných týmito predpismi je zákonnou požiadavkou.

Fungovanie a bezpečnosť webu

Server pri pripojení spracúva IP adresu a technické údaje požiadavky, napríklad čas, požadovanú adresu, stav odpovede a údaje o prehliadači. Formulár používa bezpečnostnú reláciu, kontrolu pôvodu požiadavky a obmedzenie opakovaných odoslaní. Pri tomto obmedzení používa odvodený identifikátor IP adresy a časy pokusov, nie obsah správy. Ide o oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR na dostupnosti webu, prevencii spamu, útokov a zneužitia. Osobitný súhlas s reCAPTCHA opisujeme nižšie.

Ochrana práv a vybavovanie vašich žiadostí

Relevantnú komunikáciu a doklady môžeme spracúvať na uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov na základe oprávneného záujmu podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Údaje potrebné na vybavenie žiadosti podľa GDPR a preukázanie jej vybavenia spracúvame na splnenie zákonnej povinnosti podľa písmena c). Záznam o súhlase s reCAPTCHA slúži na preukázanie súhlasu podľa článku 7 ods. 1 GDPR, nie na marketing.

4. Ako dlho údaje uchovávame

Údaje uchovávame len počas trvania konkrétneho účelu. Rozlišujeme tieto pravidlá:

• Dopyt bez následnej spolupráce: najviac 12 mesiacov od poslednej vecnej komunikácie. Ak sa dopyt zmení na zákazku, potrebná komunikácia sa stáva súčasťou dokumentácie spolupráce.
• Zmluvy a projektová komunikácia: počas spolupráce a následne v potrebnom rozsahu do uplynutia uplatniteľných premlčacích lehôt. Lehotu určuje povaha nároku, právny režim zmluvy a prípadné prerušenie či spočívanie premlčania. Pri spore uchovávame potrebné podklady do jeho právoplatného skončenia a vysporiadania nárokov.
• Účtovné doklady: desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, podľa § 35 zákona o účtovníctve; dlhšie iba v prípadoch vyžadovaných právnym predpisom.
• Technické a bezpečnostné záznamy: podľa času potrebného na odhalenie a riešenie chýb alebo útokov a retenčného cyklu príslušnej hostingovej služby. Po skončení tejto potreby sa odstránia pri rotácii protokolov alebo čistení dočasného úložiska. Záznam týkajúci sa incidentu možno oddeliť a uchovať počas jeho vyšetrovania a riešenia nárokov. Časové okno obmedzenia odosielania formulára nie je lehotou automatického vymazania serverových súborov.
• Žiadosti o výkon práv a dôkaz o súhlase: počas vybavovania a následne po dobu potrebnú na preukázanie splnenia povinností a riešenie prípadnej kontroly alebo nároku, s prihliadnutím na príslušné zákonné a premlčacie lehoty. Informácia o súhlase pri úspešnom odoslaní je súčasťou doručeného dopytu.

Formulár neukladá správy do databázy webu; odosiela ich do firemnej e-mailovej schránky. Vymazanie z webu preto nie je vymazaním doručenej pošty. Záložné kópie, ak sú súčasťou prevádzky použitej služby, zanikajú podľa jej cyklu obnovy a prepisovania a neslúžia na ďalšie bežné používanie vymazaných údajov. Pri oprávnenej žiadosti o výmaz posúdime aj kópie a údaje u sprostredkovateľov. Cookies a údaje reCAPTCHA majú osobitný režim uvedený nižšie.

5. Kto môže mať prístup k údajom

Prístup obmedzujeme na osoby a dodávateľov, ktorí ho potrebujú na konkrétnu činnosť. Podľa účelu ide o tieto kategórie príjemcov:

• osoby poverené vybavovaním dopytov, poskytovaním služieb a správou webu;
• poskytovateľov webhostingu, e-mailových a súvisiacich IT služieb;
• Google ako poskytovateľa reCAPTCHA, ak sa rozhodnete túto službu povoliť;
• účtovných a právnych poradcov v rozsahu nevyhnutnom pre danú službu;
• orgány verejnej moci, ak poskytnutie vyžaduje zákon alebo je nevyhnutné na ochranu práv.

Dodávatelia, ktorí spracúvajú údaje v našom mene, ich smú používať iba na dohodnuté účely a podľa podmienok spracúvania v súlade s článkom 28 GDPR. Niektorí príjemcovia, napríklad orgány verejnej moci alebo advokáti pri výkone svojich zákonných úloh, vystupujú ako samostatní prevádzkovatelia. Údaje nepredávame ani neposkytujeme tretím stranám na ich vlastný priamy marketing.

6. Cookies a ochrana formulára Google reCAPTCHA

Čo sa načítava pri návšteve webu

Na webe nemáme Google Analytics, reklamné pixely, vložené sociálne siete ani nástroje na nahrávanie návštev. Písma, štýly, obrázky a vlastné skripty poskytujeme z našej domény. Odkaz na LinkedIn je obyčajný odkaz; so službou sa spojíte až po jeho otvorení a na jej stránke platia pravidlá jej prevádzkovateľa.

Pri príprave kontaktného formulára sa používa vlastný relačný cookie zafir_contact. Obsahuje náhodný identifikátor bezpečnostnej relácie a pomáha chrániť formulár pred podvrhnutými požiadavkami. Nemá nastavenú trvalú dobu platnosti; platí do skončenia relácie prehliadača, ktorú môže funkcia obnovy relácie predĺžiť. Ide o technický cookie pre funkčnosť a bezpečnosť formulára, nie o sledovanie na reklamné účely.

reCAPTCHA spúšťame až po vašej voľbe

Formulár chráni Google reCAPTCHA. Službu načítame až po zaškrtnutí samostatného, vopred nezaškrtnutého políčka a kliknutí na odoslanie platne vyplneného formulára. Právnym základom tohto spracúvania je váš súhlas podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR; súhlas pokrýva aj ukladanie a prístup k informáciám v zariadení podľa § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách.

Služba vyhodnocuje technické signály, napríklad IP adresu, údaje o prehliadači a zariadení, stránku a interakcie s ňou, aby odhadla, či požiadavku neposiela robot. Môže uložiť alebo čítať bezpečnostný cookie _GRECAPTCHA a súvisiace technické identifikátory. Jeho expiráciu určuje služba Google a aktuálnu platnosť zobrazí prehliadač v správe údajov stránok; nejde o náš relačný cookie. Na načítanie používame doménu recaptcha.net, aby sa obmedzil kontakt s inými cookies domény google.com.

Z formulára službe cielene neposielame meno, e-mail, telefón ani obsah správy. Na serverové overenie odosielame overovací token. Google však pri činnosti skriptu získava uvedené technické údaje priamo z prehliadača. Pri reCAPTCHA údajoch je Zafir Labs prevádzkovateľom a Google sprostredkovateľom podľa jeho aktuálnych podmienok.

Na spracúvanie sa vzťahuje Google Cloud Data Processing Addendum a osobitné podmienky služby. Tie upravujú aj uchovávanie, pokyny na výmaz a odstránenie údajov po skončení služby; platnosť cookie nie je dobou uchovávania všetkých údajov na serveroch Google. So žiadosťou o výmaz týchto údajov sa môžete obrátiť na nás.

Automatizované vyhodnocovanie

reCAPTCHA priraďuje požiadavke skóre rizika a ochrana môže podozrivé odoslanie odmietnuť. Takýto výsledok neurčuje, či s vami uzavrieme zmluvu alebo vám poskytneme službu. Nevykonávame výlučne automatizované rozhodovanie s právnymi alebo podobne významnými účinkami podľa článku 22 GDPR. Ak ochrana zablokuje legitímny dopyt, napíšte nám e-mailom a vybaví ho človek.

7. Prenášajú sa údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru?

Pri použití reCAPTCHA môže Google a jeho subdodávatelia spracúvať technické údaje aj mimo EHP vrátane USA. Nevyhlasujeme preto, že všetky údaje vždy zostávajú len v EÚ. Prenosy Google upravuje jeho dodatok o spracúvaní údajov: používa rozhodnutie Európskej komisie o primeranosti, ak sa na príjemcu a prenos vzťahuje, alebo príslušné štandardné zmluvné doložky a potrebné doplnkové opatrenia.

Pre pokryté prenosy do USA Google uvádza rámec EU–US Data Privacy Framework v dokumente Google Cloud Alternative Transfer Solution. Znenie záruk a pravidlá pre prípady, keď sa tento mechanizmus neuplatní, sú dostupné v dodatku o spracúvaní údajov. Kópiu relevantných záruk alebo informácie o konkrétnom prenose vám poskytneme aj na požiadanie na info@zafirlabs.com.

Súhlas so spustením reCAPTCHA nenahrádza povinnosť zabezpečiť zákonný mechanizmus medzinárodného prenosu. Pri ostatných dodávateľoch prípadné prenosy podliehajú rovnako požiadavkám kapitoly V GDPR; osobné údaje nemožno prenášať iba preto, že je dodávateľ technicky dostupný.

8. Ako údaje chránime

Bezpečnosť je súčasťou návrhu našich riešení. Web používa HTTPS a formulár overuje údaje na serveri, chráni odoslanie bezpečnostným tokenom a obmedzuje opakované pokusy. Pri práci s osobnými údajmi uplatňujeme zásadu prístupu iba v nevyhnutnom rozsahu a opatrenia primerané riziku neoprávneného prístupu, zmeny, straty alebo zneužitia.

Žiadny systém ani prenos nemožno označiť za absolútne bezpečný. Do formulára preto neposielajte heslá, prístupové kľúče, čísla platobných kariet, kópie dokladov ani údaje o zdraví alebo iné osobitné kategórie údajov. Ak projekt vyžaduje citlivé podklady, najprv si dohodneme primeraný spôsob ich odovzdania.

Pri porušení ochrany údajov postupujeme podľa článkov 33 a 34 GDPR vrátane oznámenia úradu alebo dotknutým osobám, keď sú splnené zákonné podmienky.

9. Aké máte práva

V rozsahu a za podmienok GDPR máte tieto práva:

• Prístup: získať potvrdenie o spracúvaní, informácie o ňom a kópiu svojich údajov.
• Oprava: požiadať o opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných údajov.
• Vymazanie: žiadať vymazanie, najmä ak údaje už nie sú potrebné alebo sa spracúvajú nezákonne. Výmaz nie je absolútny, napríklad pri zákonnej archivácii či ochrane nárokov.
• Obmedzenie: za podmienok článku 18 GDPR dočasne obmedziť spracúvanie, napríklad počas overovania správnosti údajov alebo posúdenia námietky.
• Prenosnosť: údaje, ktoré ste nám poskytli a automatizovane ich spracúvame na základe súhlasu alebo zmluvy, dostať v bežnom strojovo čitateľnom formáte, prípadne ich nechať preniesť inému prevádzkovateľovi, ak je to technicky možné.
• Odvolanie súhlasu: kedykoľvek bez vplyvu na zákonnosť spracúvania pred odvolaním.
• Sťažnosť a súdna ochrana: obrátiť sa na dozorný orgán a uplatniť dostupné súdne prostriedky nápravy.

10. Ako si môžete uplatniť práva

Napíšte na info@zafirlabs.com alebo nám pošlite žiadosť na adresu sídla. Stačí opísať, čo požadujete, a uviesť kontakt, podľa ktorého dokážeme nájsť príslušnú komunikáciu. Nemusíte použiť osobitný formulár ani súhlasiť s reCAPTCHA. Pri odôvodnených pochybnostiach si môžeme vyžiadať iba informácie potrebné na primerané overenie totožnosti.

O vybavení žiadosti vás informujeme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca od doručenia. Pri zložitej žiadosti alebo väčšom počte žiadostí možno lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace; o predĺžení a dôvodoch vás informujeme ešte počas prvého mesiaca.

Práva si uplatňujete spravidla bezplatne. Iba pri zjavne neopodstatnených alebo neprimeraných žiadostiach, najmä opakovaných, možno za podmienok GDPR požadovať primeraný poplatok alebo odmietnuť konať. Ak žiadosti nevyhovieme, vysvetlíme dôvody aj možnosti obrátiť sa na dozorný orgán alebo súd.

11. Kam podať sťažnosť

Ak sa domnievate, že vaše údaje spracúvame v rozpore s predpismi, máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu, najmä v členskom štáte svojho obvyklého pobytu, pracoviska alebo miesta údajného porušenia. Na Slovensku sa môžete obrátiť na:

Predchádzajúci kontakt s nami nie je podmienkou uplatnenia práva podať sťažnosť.

12. Právny rámec a aktualizácie

Tieto pravidlá poskytujú informácie podľa článkov 13 a 14 nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) a zohľadňujú zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, zákon č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách a zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v platnom znení.

Pri zmene fungovania webu, účelov alebo právnych požiadaviek pravidlá aktualizujeme a uvedieme nový dátum účinnosti. O novom účele spracúvania informujeme pred jeho začatím. Ak bude potrebný nový súhlas, vyžiadame ho vopred; samotné zverejnenie zmeny ani pokračovanie v používaní webu nie je udelením súhlasu.